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技工小知识_AEO解读|单证保管

学生园地 | 2019-03-26 | 标签:AEO,单证保管.海关总署令237号
苏州吴中高级技工学校学生注意了,单证保管最新的信息已公布,各位技工小伙伴快来看看!
海关总署令237号匹配的认证标准177号公告于2018年11月28日正式出台,新标准与原先2014年82号公告的老标准差异变化比较多,为便于诸多企业更好的理解认证标准并付诸实施,结合海关新规培训学习,我司将连续逐条分享新老标准的变化与适用范围。

新标准实行1+N认证标方式,1为通用标准,N目前包括:进出口收发货人、报关企业、外综服企业3种类型的企业。
今天分享第4条:单证保管。单证保管部分高级认证标准和一般认证标准完全一样,实行相同认证标准,档案保管可以是纸本或电子文档保存。

单证保管可以由各相关部门自行保管,也可以由公司设立专门部门统一管理。
所有单证保管不低于3年,一般贸易结关之日起3年,加工贸易手册自结案之日起3年,减免税设备自解除监管之日起3年,企业要求高于3年的,以企业要求为准。

所有档案应该建立档案索引,便于后续追溯查证。

1

通用标准
备注:红字标识为认证条款变更部分

1)通用标准第(1)条由旧标“按海关要求建立进出口单证管理制度”改为“建立符合海关要求的单证管理制度”,归档要求的及时性、完整性、准确性和安全性要求不变。新标准不再一刀切一个要求,旧标中海关要求也无具体描述,实际认证过程中,每家企业管理方法都会存在差异性,所以不再是按海关要求建立单证保管制度,而是企业从自身实际情况出发,在符合海关对于单证管理的及时性、完整性、准确性与安全性要求的原则下,制定一个适合自己企业的单证管理制度。有弹性要求,但单证保管要求的原则不变。制度有张驰,适合自己企业的才是最好的。

2)新标通用标准(2)(3)中及收发货人单项标准中增加融合了关检融合后对检验检疫单证保管的新要求,如涉及则适用相关标准。建立特殊物品安全管理制度,并按规定保管留存特殊物品生产、使用、销售记录。特殊物品一般指微生物、人体组织、血液制品等。建立货物技术规范保管制度,保管相关技术资料。货物技术标准一般指国标、行标、政府部门要求等技术标准,应按建立的货物技术资料保管规范进行保管。

3)通用标准第(4)条增加“等单证”,旧标实际认证中有相关要求,属于标准的补充而不是新要求,即要求提供除列明的海关报关专用章,法律文书外,还包括所有涉及进出口业务、涉及海关给出的所有文件,也包括关检融合前后的相关应纳入保管的文件。

4)新标准中将旧标内部组织架构中建立认证档案调整至单证保管通用标准中第(5)条。属于调整项而不是新要求,但旧标要求的是书面和电子资料档案,新标准则改为书面或者电子资料档案,以文件的形式说明企业在保存档案时书面和电子具有同等地位,保存其一即可。

    实际档案保管中,无论采用书面还是电子档案(包括有要求的视频资料),务必要求及时性、完整性、准确性与安全性,对所有保存的资料建立专用文件索引,能在有查询需求时方便快捷的找到,不然就失去了档案保管的意义,同时也不符合海关对AEO企业的认证要求。

2
进出口收发货人除适用通用标准外,叠加6条单项标准
备注:红字标识为认证条款变更部分。

1)通用标准单证保管制度建立后,进出口收发货人对实际的单证保管要求包括所有涉及进出口的报关单证及相关资料,相关资料就是在指所有进出口环节中,除了报关单、提运单、发票、箱单、合同、报关委托书外还可能涉及产地证、检验检疫单证、其他可能与该报关货物相关的海关申报记录或文件,如海关要求补充(如发生)的情况说明、海关估价、旧设备预检等相关能反映该票报关单申报过程的所有资料,便于后续追溯查证。

2)涉及加工贸易的企业,单证保管要保管能体现整个保税货物加工贸易所有环节过程的记录文件,实现可追溯可查证,可还原。

进出口:进出口报关单证及相关资料等,有原产地证的需要一并保存;

存储:保税存储出入库记录,搬运移库记录,保管点检盘点记录等;

转让/转移/销售:内销变卖相关资料,外发加工相关资料等涉及转让转移销售的相关资料;

加工/使用:生产领用,退还,成品入库记录,不良品报废,边角料入库等记录文件保管;

损耗:单损耗确认相关凭证,如生产工艺流程图, 有单标准的可以留存相关标准文件复印件,边角料的折料及处置相关资料等;

加工贸易手(帐)册申请、变更、核销相关资料保管,建议以手(帐)册号为管理单位;

所有建档资料应建立档案索引。

3)企业涉及出入境特殊物品的,要保存特殊物品生产、使用、销售记录,并确保记录的真实性。特殊物品一般指微生物、血液制品、人体组织或其他特殊动植物制品等。相关记录必须能反映生产使用销售的全过程,资料可由公司内相关部门保管或者公司设置档案室统一保管,并建立档案索引。如有涉及适用此标准。


4)企业进出境动植物及其产品需要检疫监管的,要保存装卸、调离、运输、生产、加工、存放、检疫处理等环节的台帐,并确保台账的完整性和准确性。如有涉及适用此标准。

5)企业进出口商品需要检验监管的,应保存日常检验监管情况、生产经营情况、不合格货物的处置、销毁、退运、召回等情况的相关台账,并确保台账的完整性和准确性,并建立档案索引。

6)企业进出口食品的,应当设有专门场所、特定部门和专人对进口和销售记录进行保管,按食品检验检疫要求处理。如有涉及适用此标准。

总体来讲,报关企业如果不涉及保税货物仓储业务,则没有保税货物内部管理(涉及进、出、存、实际使用、异动等)的账簿复核要求,其他复核要求与进出口收发货人的差不多。

3
报关企业除适用通用标准外,叠加1条单项标准
备注:红字标识为认证条款变更部分。

报关企业除适用通用标准外,要求保管与进出口单证相关的所有资料,如产地证、查验记录、检疫记录等报关企业应保管的档案资料,也包括后续海关一些核查及补充说明资料等。

4

外综服企业,除通用标准以外,叠加3条单项标准

备注:红字标识为认证条款变更部分。

    外综服企业除符合通用标准要求外,要求保管监装过程视频和物流单据信息,视频保管不低于3个月;同步要求保管与外贸综合服务平台客户签订的综合服务合同(协议)等进出口业务涉及的资料;办理退税的所有相关资料单证的保管。

    所有资料应建立档案索引。



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